Анализ бизнес требований и функциональных требований
Выбор платформы

Стратегическая сессия

Стратегическая сессия является контрольной точкой
и проводится дважды: до выбора подрядчика внутри компании
и вместе с подрядчиком после заключения договора на внедрение портала для проработки:

а) Целей;
б) Возможностей, которые может получить компания при внедрении;
в) Задач;
г) Проблем, которые нужно решить.

Вовлечение топ руководства

Процесс внедрения должен быть организован так, чтобы руководство было вовлечено, то есть участвовало во встречах с обсуждением, мотивировало команду на преодолении сложностей и др.

Формирование матрицы требований

После подробного брифинга со всем заинтересованными участниками проекта необходимо свести в одну таблицу полученного информацию для исключения возможных бушующих проблем. В таблице должны быть отражены детально описанные требования с их автором/источником, комментарий, оценка по приоритетам, ожидаемая стоимость реализации данного требования и др.

Анализ бизнес процессов

Анализ коммуникаций

Анализ коммуникаций коллег вне систем и регламентов, т.е. анализ запросов друг к другу. Например, одно из подразделений в срок или в нужном объеме. Или большинство руководителей отмечает, что подчиненные не соблюдают договорённости о поручениях. Таким образом, анализ коммуникаций необходимо как для горизонтальных (подчинённый - подчинённый), так и для вертикальных (подчинённый - руководитель ) связей.

Анализ цифровых привычек

Основная его задача — выявить, к каким устройствам, приложениям и онлайн сервисам привыкли пользователи, что им в них нравится, какие детали наиболее приятны в использовании. Это важно при разработке интерфейса с нуля или при глубокой доработке. В целом анализ цифровых привычек проводится для адаптации интерфейса под определенные нужды клиента и помогает ускорить запуск портала.

Технический анализ

Итоговый отчет + презентация

Пользовательские сценарии
Моделирование процессов
Программная архитектура и т.д.

Одной из функций является двусторонняя синхронизация, позволяющая передавать данные в Битрикс24, где автоматически создаются учетные записи всех сотрудников.

Active Directory обеспечит доступ без дополнительной авторизации, что снизит барьер на этапе внедрения.

Необходимо обязательно настроить инструменты аналитики и статистики, которые при запуске нового инструмента показывают, насколько успешно он внедрен.

Формируется и обучается команда людей, наиболее заинтересованных во внедрении нового инструмента, готовых всесторонне поддерживать идею внедрения корпоративного портала.

Модераторы отвечают за наполнение портала актуальной информацией.

Агенты изменений получают инструкцию по ежедневным действиям и постепенно привлекают к пользованию порталом остальных сотрудников.

При запуске портала важно поддерживать его рекомендациями по использованию, различными подсказками, написанными простым языком, реализовать всплывающие подсказки в нужных местах для упрощения навигации в портале.

Для сбора обратной связи формируется активная группа (желательно, отобрать по 1-2 сотрудника из каждого подразделения). На основе собранной обратной связи
формируются рекомендации по улучшению пользовательского опыта. Наиболее критичные отрабатываются перед запуском.

Два тренинга:
Функциональный (система, её архитектура, функционал и т.д.);
Стратегическая сессия — основная часть обучения директоров. Разбор основных практик использования инструмента, для чего он нужен, как поднимет эффективность, как происходит процесс внедрения и т.д.

Информирование каждого сотрудника о запуске портала (его преимущества и зачем он нужен и т.д.):

1. E-mail и SMS рассылка;

2. Видеоролик с речью руководителя компании о смысле внедрения, плюсах нового инструмента и как это упростит коммуникацию сотрудников компании;

3. Оффлайн-информирование. Плакаты в рабочем пространстве с сообщением о внедрении корпоративного портала. Например: «В нашем корпоративном портале есть бесплатная библиотека», т. е. информирование о конкретных инструментах / возможностях портала;

4. Собрание сотрудников руководством для информирования о внедрении корпоративного портала и работе с ним.